Die richtige Vorbereitung ist das A&O bei der professionellen Gesprächsführung. Es ist wichtig für Sie, dass Sie über die Inhalte und das Ziel des Gesprächs Bescheid wissen. Außerdem sollten Sie sich im Vorfeld über Ihren Gesprächspartner informieren. Dies ist zum Beispiel bei Vorstellungs- bzw. Kundengesprächen besonders wichtig. Wer unvorbereitet in ein Gespräch geht, wird es schwer haben erfolgreich zu sein.

Stimmen Sie sich unmittelbar vor dem Gespräch auf dieses ein. Nehmen Sie sich dafür ungefähr fünf Minuten Zeit. Wenn Sie beispielsweise direkt von einem Meeting in ein Mitarbeitergespräch gehen, wirken Sie gestresst und können sich auch schlechter auf das bevorstehende Gespräch konzentrieren. Das Einstimmen können Sie sich wie das warm machen eines Profisportlers vorstellen. Oder kennen Sie einen Sportler, der ohne sich aufzuwärmen eine Goldmedaille gewonnen hat?

Der Beginn eines jeden Gesprächs ist die Begrüßung. Dazu gehört nicht nur die Begrüßung als solche, sondern auch Smalltalk.

Im nächsten Schritt kommt der eigentliche Beginn des Gesprächs. Hierbei steigen Sie endgültig in den Dialog ein, umreißen grob das Thema und besprechen mit Ihrem Gesprächspartner die Ziele, die das Gespräch verfolgt.

Nun geht es in die Tiefe des Gesprächs. In diesem Schritt analysieren Sie gemeinsam mit Ihrem Gesprächspartner die Elemente und Inhalte, um die es geht. Oder Sie besprechen die Ist-Situation und die Soll-Situation oder ermitteln den Bedarf Ihres Gesprächspartners. Dieser Schritt unterscheidet sich inhaltlich je nach Thema und Ziel der Unterhaltung.

Auf Basis dieser Analyse bieten Sie etwas an. Dies muss nicht immer ein Angebot für einen Kunden sein, sondern kann beispielsweise auch aus einer Lösung für ein Problem oder aus einem Vorschlag für weiteres Vorgehen bestehen.

Der nächste Schritt ist wichtig, damit auch tatsächlich etwas passiert und das Gespräch somit seinen Zweck erfüllt. Aktivieren Sie hier in Ihrem Gesprächspartner die Motivation etwas umzusetzen und motivieren Sie ihn zum Handeln. Im Kundengespräch kann dies beispielsweise die Aufforderung sein, sich für eines Ihrer drei Angebote zu entscheiden.

Wie soll es weitergehen? Was haben Sie und Ihr Gesprächspartner beschlossen? Vereinbaren Sie die weitere Vorgehensweise und halten Sie die wichtigsten Punkte, im besten Fall schriftlich, fest.

Wo es eine Begrüßung gibt, gibt es natürlich auch eine Verabschiedung. An diesem Punkt ist das Gespräch beendet. Achten Sie darauf, einen positiven Eindruck zu hinterlassen, denn dieser wird Ihrem Gesprächspartner im Gedächtnis bleiben.

Sie kennen das sicherlich aus dem Privaten: Nachdem man sich eigentlich schon verabschiedet hat, schiebt man oft nochmal ein „Schön war es“, „Ich rufe dich dann an“ oder „Wir sehen uns nächste Woche“ hinterher. Durch dieses Vorgehen wird die Verbindung nochmals hergestellt und man kann wichtige Informationen transportieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit auch im Geschäftlichen, beispielsweise mit „Ich freue mich schon auf Ihren Anruf“, „Es hat mich sehr gefreut, Sie kennen zu lernen“ oder „Ich schicke Ihnen die Unterlagen zu“.

Zu einer professionellen Gesprächsführung gehört natürlich auch die Nachbereitung. Lassen Sie das Gespräch noch einmal Revue passieren, gehen Sie die wichtigsten Punkte durch und machen Sie sich dazu Notizen:

• Habe ich mein Ziel erreicht?
• Was kann ich das nächste Mal besser machen?

Ihre Nachbereitung ist somit gleichzeitig ein der Teil der Vorbereitung für das nächste Gespräch.