Das wohl wichtigste ist die richtige Vorbereitung. Dazu gehört natürlich zu allererst die Bestimmung der Eckdaten: Wann soll das Gespräch stattfinden? Und wo soll es stattfinden? Denken Sie auch daran, den Termin frühzeitig mit Ihrem Mitarbeiter abzustimmen.
Zu einer guten Vorbereitung gehört aber noch viel mehr. Sie müssen sich vor allem über den Inhalt des Mitarbeitergesprächs im Klaren sein. Grenzen Sie diesen so weit wie möglich ein, um mögliches Abschweifen zu verhindern. Denn das kostet Sie sonst nur unnötig Zeit und Sie werden im schlimmsten Fall das Ziel des Gesprächs nicht erreichen.

TIPP: Informieren Sie Ihren Mitarbeiter im Vorfeld über den Inhalt, damit auch er sich vorbereiten kann.

Stellen Sie sicher, dass das Mitarbeitergespräch ein Dialog ist und sich nicht zu einem Monolog Ihrerseits entwickelt. Sie haben sich im Vorfeld sehr sorgfältig auf das Gespräch vorbereitet und wissen genau, was Sie sagen möchten. Doch im besten Fall hat auch Ihr Mitarbeiter sich gründlich vorbereitet. Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, das Gespräch zu leiten und die Sachen anzusprechen, die der eigentliche Grund für das Gespräch sind. Doch lassen Sie auch Ihren Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommen. Stellen Sie gezielt Fragen – so behalten Sie die Zügel in der Hand und erfahren gleichzeitig mehr über Ihren Mitarbeiter.

Ganz wichtig: Sprechen Sie Probleme an. Nur so können diese aus der Welt geschafft werden. Und dies führt langfristig zu einem besseren Arbeitsklima und führt in vielen Fällen auch zu einer höheren Produktivität Ihrer Mitarbeiter.
Sie müssen nur den Mut haben, die Probleme auch anzusprechen. Aber Vorsicht: Übertreiben Sie es nicht – beweisen Sie Fingerspitzengefühl und finden Sie den goldenen Mittelweg

Leiten Sie Sätze, in denen Sie Kritikpunkte anbringen wollen mit Phrasen wie diesen ein:

„Ich empfinde etwas so und so…“

„Ich habe den Eindruck, dass…“

So fühlt sich Ihr Mitarbeiter nicht direkt angegriffen. Dies hilft Ihnen, Probleme anzusprechen, ohne dass sich Ihr Gegenüber verschließt oder sofort abblockt.

Nun kennen Sie als neutrale Person die Standpunkte der Parteien. Ihre Aufgabe ist es nun gemeinsam mit den Beteiligten Lösungsoptionen zu erarbeiten. Was ist den Parteien besonders wichtig? An welcher Stelle können Kompromisse geschlossen werden? Welcher Weg ist der richtige für alle Beteiligten?

Egal welche Art von Mitarbeitergespräch Sie führen: Feedbackgespräch, Jahresgespräch oder Projektgespräch – Ziele sollten immer gesetzt werden. So geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Art Ankerpunkt, an dem Sie sich orientieren können.
Bei der Aufstellung von Zielen kann Ihnen beispielsweise die SMART-Methode helfen.

Merken

Was helfen die besten Ziele und getroffenen Vereinbarungen, wenn sie nicht auch schriftlich festgehalten werden? Der Zweck dahinter ist, dass sowohl Sie, als auch Ihre Mitarbeiter sich auch nach längerer Zeit an die wesentlichen Punkte des Gesprächs erinnern können. Außerdem können somit unterschiedliche Wahrnehmungen zu getroffenen Vereinbarungen oder Zielen auf einen gemeinsamen Nenner gebracht und Diskussionen darüber vermieden werden.