In Feld A befinden sich diejenigen Aufgaben, die eine große Bedeutung haben und eine hohe Dringlichkeit besitzen. Diese Aufgaben sollten Sie auf jeden Fall selbst durchführen oder zu 100% an der Durchführung beteiligt sein. Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden. Hierbei ist aber zu beachten, dass „sofort“ je nach Branche und Position etwas anderes bedeuten kann. Denn je nach Position und Aufgabengebiet bewegen wir uns in unterschiedlichen Zeitwelten.
Für einen Produktions-Mitarbeiter kann „sofort“ beispielsweise innerhalb der nächsten Stunde bedeuten, während der Produktions-Leiter dabei eher von einem Tag bis einer Woche ausgehen wird. Die Geschäftsleitung hingegen, die langfristig plant, kann unter „sofort“ innerhalb des nächsten Monats oder Quartals verstehen.

Aufgaben mit der Priorität B sind zwar sehr wichtig, aber nicht so dringend. Diese Prioritäten müssen Sie innerhalb Ihrer Zeitwelt terminieren. Hierzu ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Zeitwelt kennen. Durch die Terminierung machen Sie aus den B-Prioritäten ein künstliches A.

Doch anders als bei den Prioritäten mit der Einstufung A, passiert hier noch nichts Schlimmes, wenn Sie Ihre Frist nicht einhalten. Im ungünstigsten Fall wird ein A daraus oder Sie haben es eben so terminiert, dass es noch im Feld B bleibt und Sie es lediglich neu terminieren müssen. Durch das Terminieren schaffen Sie sich einen Überblick und können alles rechtzeitig abarbeiten.

Aufgaben, die dem Feld C zugeordnet werden, sind zwar dringlich aber nicht so bedeutungsvoll. Diese Aufgaben sollten Sie delegieren, um sich nicht selber zu belasten und sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren zu können.

Das geht natürlich nicht immer: Ihr Blatt Papier sollten Sie natürlich schon selbst lochen, wenn Sie es abheften möchten 😉

Aber versuchen Sie möglichst viele der Aufgaben mit der Priorität C weiterzugeben, um sich einen gewissen Freiraum für die wichtigen Dinge aus Ihrer Sicht zu schaffen.

Früher war es oft der große Stapel auf dem Schreibtisch, heute ist es meistens der Ordner „Sonstiges“ auf dem Computer.

Hier landen die Dinge, die man nicht richtig zuordnen kann.  Sie scheinen weder besonders dringlich, noch besonders wichtig zu sein.
Für uns Menschen ist es jedoch eine sehr schwierige Entscheidung, etwas für unwichtig zu befinden und wegzuwerfen. Wir legen die Aufgaben lieber ab und sagen uns, „das machen wir irgendwann.“

Aufgrund Ihrer Erfahrung können Sie aber bestimmt sehr gut einschätzen, ob bestimmte Aufgaben irgendwann einmal wichtig werden könnten. Trauen Sie sich ruhig auch mal die eine oder andere in den Papierkorb wandern zu lassen. Es ist wie mit den Anrufern die nicht keine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen – es war dann nicht wirklich wichtig und / oder dringend. D.h. ich rufe nicht zurück J.

Sie sind Projektleiter, Teamleiter oder Abteilungsleiter? Dann empfehle ich Ihnen 60% Ihrer Zeit mit Prioritäten zu verplanen und 40% für unvorhergesehene Dinge einzuplanen. Je nach Arbeitswelt können diese Zahlen natürlich variieren, sodass man einen größeren Puffer einplanen sollte. Der Puffer wird nämlich durch den Alltag gefüllt. Beispielsweise durch Verzögerungen aufgrund mangelhafter Planung oder schlechter Kommunikation.

Die Empfehlung nach dem Eisenhower Prinzip ist, dass Sie 65% Ihrer für Prioritäten geplanten Zeit mit Aufgaben der Prioriät A füllen sollten. Die Prioritäten der Kategorie B sollten 20% und die der Kategorie C sollten 15% einnehmen.