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Coaching

Selbstmanagement – Wie organisiere ich mich selbst?

Kennen Sie das? Sie hetzen durch den Tag und haben einen Termin nach dem anderen. Am Ende des Tages wissen Sie gar nicht, wo die Zeit geblieben ist und haben das Gefühl nicht wirklich etwas geschafft zu haben. So oder so ähnlich ging es uns allen schon einmal. Doch wie können Sie diesen Teufelskreis durchbrechen?

Profilbild von Hermann Müller

Hermann Müller

Das Schlüsselwort heißt Selbstmanagement

Doch was ist Selbstmanagement überhaupt? Und wie kann ich mich selbst managen?

Was versteht man unter Selbstmanagement?

Was bedeutet es eigentlich sich selbst zu managen? Selbstmanagement ist ein Begriff der häufig genutzt, aber nur selten richtig verstanden wird. Die meisten hören nämlich Selbstmanagement und verstehen Zeitmanagement.

Doch wenn wir es ganz genau betrachten, können wir Zeit gar nicht managen. Denn auch wenn wir uns auf den Kopf stellen würden – ein Tag hat nun mal 24 Stunden.

Was wir jedoch managen können ist unsere Planung, unsere Organisation, unsere Motivation und unsere Zielsetzung.

Und genau das sind die vier Punkte, die für unser Selbstmanagement entscheidend sind. Ziel eines guten Selbstmanagements ist nämlich trotz der vielen Einflüsse von außen, die berufliche und persönliche Entwicklung in die eigene Hand zu nehmen.

Sich selbst managen

Für wen ist Selbstmanagement besonders wichtig?

Für Sie als Führungskraft ist es besonders wichtig Selbstmanagement perfekt zu beherrschen. Denn nur so können Sie Ihre Mitarbeiter darin unterstützen und coachen. Denn wenn sich Ihre Mitarbeiter selbst managen können, wird Ihnen zum einen eine große Last von den Schultern genommen und Sie können sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren. Zum anderen erhöht sich die Effizienz im Unternehmen deutlich.

Selbstmanagement: wie organisiere ich mich selbst?

Es gibt die klassischen Methoden, die bei der Frage nach Selbst- bzw. Zeitmanagement von den meisten sofort genannt werden. Dazu zählen beispielsweise die ALPEN-Methode und die Eisenhower-Methode.

Doch egal mit welcher Methode Sie arbeiten möchten: für wirklich gutes Selbstmanagement ist es entscheidend, dass Sie sich im Vorfeld folgende sechs Fragen beantworten:

Was ist Haupt- und was ist Nebentätigkeit?

Sie haben den ganzen Tag wirklich viel zu tun und das Gefühl, dass Sie nachts im Büro bleiben müssten, um alles schaffen zu können?

Doch welche von den Aufgaben, die Sie sich selbst den ganzen Tag über stellen sind Haupttätigkeiten und welche sind Nebentätigkeiten?

Haupttätigkeiten

  • Haben etwas mit dem Geschäftserfolg zu tun
  • Bedienen Kernprozesse
  • Aufgaben am Start oder innerhalb einer Prozesskette

Beispiele

  • Angebot erstellen
  • Projektbesprechung

Nebentätigkeiten

  • Unterstützungsprozesse
  • Haben keine zeitkritische Bedeutung
  • Kann ich sammeln und später abarbeiten

Beispiele

  • Ablage
  • Datenbanken pflegen

Es ist wichtig, dass Sie ein Bewusstsein für die Abläufe entwickeln. Denn nur so können Sie wirklich zielgerichtet vorgehen.

Wie lange dauern bestimmte Vorgänge?

Es ist wichtig, dass Sie den zeitlichen Umfang einzelner Aufgaben kennen. Denn nur so können Sie erkennen, wie viel Zeit Sie für welche Tätigkeit einplanen müssen.

Bei größeren Aufgaben bzw. Projekten kann es sinnvoll sein, diese in kleinere Teilaufgaben zu unterteilen.

Was kann ich delegieren, was sollte ich selbst machen?

Sind wir mal ehrlich: Sie selbst können Ihre Tätigkeit am besten ausführen oder? Doch zu Ihren Aufgaben als Führungskraft zählt auch das Delegieren. Auch, wenn Sie am liebsten alles selbst machen möchten: geben Sie Aufgaben an geeignete Mitarbeiter ab.

Doch nicht jede Ihrer Aufgaben eignet sich dazu, delegiert zu werden. Deshalb müssen Sie zuerst herausfinden, welche der Aufgaben Sie unbedingt selbst erledigen sollten und welche Sie besser an Ihr Team weitergeben. Setzen Sie Prioritäten.

Damit Sie auch wirklich die richtigen Aufgaben auswählen, sollten Sie unbedingt Prioritäten setzen. Wie Ihnen das gelingt, zeigen wir Ihnen hier.

Wo brauche ich Unterstützung?

Man kann nicht alles wissen, nicht alles können und nicht alles kennen. Manchmal brauchen wir einfach Unterstützung. Zum Beispiel von unseren Vorgesetzen, von unseren Kollegen oder von unseren Mitarbeitern.

Für erfolgreiches Selbstmanagement ist es unerlässlich, dass Sie genau erkennen an welchen Punkten Sie Unterstützung brauchen.

Sonst laufen Sie schnell Gefahr, sehr viel Zeit mit Überflüssigem zu verschwenden.

Welchen Rhythmus habe ich?

Um sich selbst managen zu können, sollte Ihnen bewusst sein, wie Ihr Tag, Ihre Woche, Ihr Monat, Ihr Jahr ablaufen.

Je nachdem in welcher Branche und in welcher Position Sie tätig sind, haben Sie einen anderen Planungshorizont. Innerhalb dieses Horizontes müssen Sie genau wissen, wann sehr viel zu tun ist und wann Sie Freiraum haben, um sich selber zu organisieren.

Hier ein vereinfachtes, fiktives Beispiel:

Bernd Mustermann ist Automobilverkäufer bei der Auto AG. Er weiß, dass morgens immer viel zu tun ist, da ab 8:00 Uhr viele seiner Kunden anrufen. In der Zeit von 10:00 bis 12:00 Uhr hat er Luft und kann für diese Zeit Termine vereinbaren oder Liegengebliebenes abarbeiten. Da viele seiner Kunden die Zeit in der Mittagspause nutzen, erwartet er zwischen 12:00 und 13:00 Laufkundschaft, sodass er seine eigene Mittagspause meist auf 13:30 Uhr schiebt.

Zwischen der Mittagspause und 16:00 Uhr hat er wieder ein freies Zeitfenster, dass er nutzen kann, bevor ab 16:00 Uhr wieder vermehrt mit Laufkundschaft zu rechnen ist.

Wann haben Sie Freiraum, um sich selbst zu organisieren?

Welche Werkzeuge nutze ich?

Überlegen Sie einmal, mit welchen Werkzeugen und Methoden Sie arbeiten. Nutzen Sie den Kalender Ihres Mailprogramms? Führen Sie eine detaillierte Excel-Liste zu bestimmten Tätigkeiten? Schreiben Sie sich regelmäßig einen Tages- bzw. Wochenplan?

Planung ist gut, sogar sehr gut. Doch auch mit der Planung kann man es übertreiben. Überprüfen Sie regelmäßig, ob ein scheinbares Hilfsmittel in Wirklichkeit mehr Zeit in Anspruch nimmt, als Sie sonst mit der reinen Durchführung bräuchten.

Checkliste für erfolgreiches Selbstmanagement

Checkliste für erfolgreiches Selbstmanagement

Sich selbst zu managen ist nicht einfach. Denn derjenige, der Ihrem erfolgreichen Selbstmanagement im Weg steht, sind meist Sie selbst.

Doch vor allem für Sie als Führungskraft, ist Selbstmanagement enorm wichtig. Denn nur so können sowohl Sie, als auch Ihr gesamtes Team zielgerichtet arbeiten.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg.

Ihr

Signatur Hermann Müller

Hermann Müller

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